Comment développer de grandes procédures et politiques

Instructions

1. La seule façon d'écrire un véritable bonne procédure est de passer du temps en train de faire tout ce que vous écrivez. Tous souvent les gestionnaires et les autres gens de bureau essayer d'écrire la politique et les procédures sur quelque chose de ce que je ferai référence à la Tour d'Ivoire. La vérité est, sauf si vous obtenez hors du bureau et de parler à des gens qui seront touchés par ce que vous écrivez. Vos écrits ne seront pas servir leur but et surtout ne seront peine de lire ou de tenter de les respecter.

   

2. Il ya 2 méthodes principales pour documenter un processus. Vous pouvez utiliser le mot écrit comme dans l'exemple fourni ou vous pouvez utiliser un organigramme fait dans un programme d'organigramme comme Microsoft "VISIO", Un autre exemple fourni. Chaque type de document sert un but précis et chacun a sa place dans l'environnement de travail.

   

3. Le processus de Diagramme est un excellent moyen d'aller pour les tâches d'instruction simples comme vous pouvez le voir dans l'exemple, vous pouvez donner beaucoup d'instruction dans un petit espace et il est facile pour quiconque de suivre. Donc, si vous avez une position que vous avez roulement élevé au sein ou si vous utilisez plusieurs employés pour couvrir les tâches, cela peut être le chemin à parcourir. L'organigramme est au cœur des tâches et laisse très peu de place à l'interprétation. Ainsi il ya certaines choses qui sont juste très difficile à mettre en mots et un organigramme fonctionne mieux.

   
   
   
   
   

   

4. Le processus écrit a sa place aussi bien et il semble fonctionner le mieux lorsqu'il est utilisé dans des endroits où soit une grande partie de l'explication est nécessaire ou si certaines choses peuvent être laissées à l'interprétation par l'opérateur ou la personne effectuant la tâche spécifique. Un mot de prudence avec le processus écrit, connaître votre public cible lors de l'écriture ou de vous écrire pour rien.

5. Ainsi que le processus qui nécessite la parole écrite, les politiques ministérielles sont généralement par écrit. Comme on le voit dans l'exemple en essayant de communiquer des choses qui ont un effet global sur les gens de la région ou du département, la politique est généralement préférable écrit en points de balle de les garder court et au point. Politique qui sont diffus et à long habituellement ne pas se lire et puis quand il est temps pour l'application de ladite politique que vous aurez des employés disent ignorer parce qu'ils ne pouvaient pas comprendre la politique écrite.

   

6. Lors de la rédaction d'une politique ou d'une procédure, vous devez:

1. Connaissez votre public cible.
2. Passez du temps à vous d'exécuter les tâches que vous allez écrire.
3. Savoir quels autres si des procédures ou politiques seront touchés par ce que vous écrivez et en essayant de capturer sur le papier.
4. Passez du temps à regarder aussi le processus arrive que vous essayez d'écrire sur ou organigramme.
5. Utilisez quelqu'un du processus et de l'emploi superficie réelle de la tâche d'aider le cerveau tempête ce qui devrait être dans le document ainsi que de relire le document.

Enfin, soyez prêt à modifier vos documents. Si vous essayez de créer une cohérence en documentant vos processus, vous serez également en état de l'amélioration continue et avec elle vient améliorations et des changements à tous les processus et les politiques. Rien dans les affaires est en béton, mieux vous vous configuration documents pour permettre pour l'édition, le moins de douleur, vous vous sentirez à chaque fois qu'une modification est apportée.
Faites également une liste de tous les processus que vous souhaitez tracer pour la documentation, vous trouverez beaucoup plus facile que d'essayer de se souvenir de tous les processus.

• Chaque document écrit bonne prend du temps et plusieurs révisions avant qu'il ne soit dans un état publiable.
• Prenez le temps de cartographier tous les processus utilisant un grand tableau blanc et beaucoup de post-its si vous faites un organigramme ou en écrivant le processus.