Développer des procédures de bureau profite à votre bureau ou votre entreprise en aidant vous et votre équipe de gestion de standardiser les opérations spécifiques. procédures de bureau pour aider à maintenir l'excellence du service et servent comme un guide qui fournit les informations nécessaires pour assurer la qualité de service. Création de procédures claires et précises est réalisable en suivant la séquence directe de la planification du contenu, la rédaction des procédures, la production d'un manuel ou un guide et le suivi de toutes les révisions apportées aux procédures. procédures de bureau peuvent être écrites pour une fonction spécifique de bureau ou pour la gestion de l'ensemble du bureau.
Écrivez pourquoi vous écrivez les procédures et qui utilisera les procédures. Identifier comment fréquemment les procédures, ou des sections des procédures, sera utilisé. Étant spécifique permet de vous concentrer et de structurer l'effort de documentation.
Créer un calendrier pour recueillir des informations sur ce que les tâches sont effectuées et à quelle fréquence les tâches sont terminées. Interviewer des experts de tâches performant et d'enregistrer les étapes effectuées pour réaliser chaque activité au sein d'une tâche. Si vous créez les étapes à partir de zéro, tirer d'un simple organigramme des étapes du personnel suivent du début à la fin pour compléter la tâche.
Déterminer le moment où le document sera livré et si elle sera en format papier ou en ligne. Pour des raisons pratiques, les procédures sur papier sont idéales car elles servent de guide de référence simple et sont utiles lors de la formation de la procédure. Ayant une structure de fichier et convention de dénomination des fichiers est simple à portée de main lors de la création de procédures.
Diviser les procédures en sections selon leur fonction. Création de tâches spécifiques à une fonction attribue un rôle et la responsabilité à une personne, ou d'un service, qui doit achever la tâche.
Ecrire les étapes procédurales requises pour effectuer chaque tâche. En utilisant les notes d'entrevue écrits ou enregistrés à l'étape 2, écrire l'activité en séquence de sorte que quelqu'un serait en mesure de terminer l'activité et la tâche avec succès. Après avoir documenté complètement les tâches, effectuer une vérification orthographique et de revoir le contenu complet. Il est idéal d'avoir un ou deux experts vérifient le projet de document pour la précision.
Apportez les corrections nécessaires et produire un deuxième, ou définitive, le projet. Gardant à l'esprit le document date de livraison, effectuer une vérification finale du document et ensuite produire le document final pour l'impression ou de référence en ligne. Avoir la copie placé dans un classeur à trois anneaux pour la page remplacement facile quand les mises à jour sont faites.