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Comment écrire des procédures administratives de bureau

Les entreprises utilisent Bureau de la procédure d'administration des manuels pour former les employés, créer ou acheter un logiciel, et pour améliorer l'efficacité dans le bureau. Le logiciel est une grande partie des opérations de bureau et nécessite des procédures pour définir les opérations informatiques telles que la sécurité, la création de base de données et l'accès, le protocole e-mail, et de protection contre les virus. Le manuel de procédures comprennent souvent des organigrammes que l'aide à la création ou de logiciels qui répondent aux besoins de votre bureau d'achat.


Sommaire

  • Comment écrire des procédures du bureau administratif

    • Les administrateurs de bureau sont responsables du traitement et la gestion des dossiers et Documents- la préparation des réunions, des conférences et Événements- spéciale faisant arrangements- Voyage et communiquer avec les clients, la gestion, les fournisseurs et le personnel. Un manuel de procédure efficace décrit clairement et avec autant de détails que possible des pratiques de bureau. Un nouvel employé doit être en mesure de consulter le manuel pour obtenir des informations sur les procédures de bureau.

    Choses que vous devez

    • Liant 3-Ring



    • logiciel de traitement de texte

    1. Comment écrire des procédures du Bureau administratif

      • 1

        Identifier les procédures

        Le manuel de procédures de l'administration du bureau sera composé de plusieurs procédures. Commencer par le plus haut niveau, la plupart des procédures générales, et de travailler vers le bas pour la plus détaillée. Il devrait y avoir un organigramme de haut niveau indiquant comment chaque procédure inscrit dans cette catégorie. Organigrammes il est très facile de former de nouveaux employés comme il est une représentation graphique de leur flux de travail. L'exemple ci-dessous est une illustration simple de certaines procédures de bureau.

         1. Documents du Bureau
        1.1 l'achat de fournitures 1.2 dépôt 1.3 Gestion du courrier 1.4 Scheduling
        Manipulation 1.3 Mail

        1.3.3 Recevoir -gt Mail; 1.3.4 Trier -gt Mail; Nécessite d'intervention immédiate -gt?; Oui -gt; Marquer comme Urgent -gt; Livrer

         Aucune -gt; Ne marquez pas -gt; Livrer

        Lors de la rédaction du manuel, de fournir par écrit les détails de chaque sous-titre. Par exemple:

        1.3.3 recevoir du courrier
        Le courrier est trié dans la salle du courrier et remis à chaque bin service du courrier par 10 heures L'assistant de bureau ramasse le courrier, le trie (voir 1.3.4), et détermine si le courrier nécessite une réponse immédiate (voir 1.3.5) .

      • 2



        Collecter des informations de procédure

        Ceci est l'étape la plus importante dans le processus d'écriture et nécessitera le plus de temps. Assurez-vous que vous comprenez la procédure que vous décrivez et la portée du projet. Comprendre le public pour cette procédure et comment il se glisse dans les procédures de niveau supérieur. Qui sont les fournisseurs de la procédure? Qui sont les propriétaires et les experts en la matière? Qui sont les clients? Lorsque vous avez une compréhension claire de ce qui précède, suivez ces étapes:

      1. Ecrire un ensemble de questions d'entrevue. Qu'est-ce que vous devez savoir pour écrire une procédure détaillée?
      2. Mener les entrevues et documenter les résultats.
      3. Insérer un organigramme qui représente l'entrée du procédé, les étapes de travail, et la sortie.
      4. Examiner les organigrammes que vous avez créés avec les propriétaires de processus pour la précision.



    2. 3

      Écrire un Projet de Manuel

      Choisissez un format pour le manuel et assurez-vous que la direction est d'accord avec ce format. Décrire l'ensemble du manuel. Vous ne voulez pas de réécrire le manuel, car il n'y a pas d'accord sur le format ou le contenu. Utilisez un liant 3-anneau de sorte que les changements et les mises à jour peuvent être faites facilement. Inclure les éléments suivants pour chaque procédure documentée:

      • Titre
      • Introduction
      • Vue d'ensemble
      • Date de révision
      • propriétaire de la procédure - Utilisez des titres comme approprié et éviter d'utiliser des noms de personnes
      • Organigramme avec des descriptions étape par étape
      • Définitions
      • Matériaux ou de logiciels utilisés dans la procédure
      • Les illustrations, tableaux, diagrammes, graphiques et, le cas échéant
      • 4

        Donnez votre avis et Modifier

        Avoir le manuel examinés par l'équipe de gestion responsable, le propriétaire de la procédure, et le client de la procédure. Si le client est externe à l'organisation, être sûr d'avoir l'approbation de gestion avant de demander un examen.

        Vous voudrez peut-être quelqu'un d'autre que l'auteur d'aller à travers chaque étape du processus pour tester son exactitude et l'exhaustivité. Si il ya des contraintes juridiques, assurez-vous que votre organisation juridique interne examine le manuel de la conformité.

        Analyser et corriger les anomalies constatées au cours du processus d'examen, et d'écrire la version finale. Obtenez signatures d'approbation finale au niveau approprié avant de publier le document.

        Nommer un seul propriétaire du manuel qui est responsable de la documentation mises à jour.

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