Rédaction et distribution d'une demande de propositions, ou DP, pour le remplacement d'un système téléphonique existant peut être une procédure simple. Si l'objectif est de ne remplacer que le système avec celui qui correspond à sa capacité actuelle par de nouveaux appareils, puis la DP n'a qu'à réciter les capacités du système actuel. Si l'une des motivations pour le remplacement du système est une capacité accrue, alors plus d'effort est nécessaire. Les étapes suivantes sont spécifiques à un système de téléphone, mais peuvent être adaptés à tout projet d'achat.
Recherche affaires des systèmes téléphoniques et des entreprises. Technologies téléphoniques actuels seront informer votre DP, et les rôles du marché des entreprises de communication permettront de déterminer à qui vous les distribuez.
Dressez la liste des objectifs du projet. Pour chaque objectif, la liste des fonctionnalités (objectifs) le nouveau système de téléphone doit avoir pour atteindre cet objectif. Cela va devenir la base de la demande de propositions. Décidez si toutes les parties du projet doivent être inclus dans une proposition ou si des parties, comme l'installation ou service, méritent leur propre DP.
Calculer un budget raisonnable. Votre budget va déterminer si le projet est possible. Le prix de détail pour les équipements et les services découvert au cours de votre recherche fournit un bon point de départ pour votre budget et une ligne de base prêt pour comparer les propositions reçues.
Fixer un calendrier de projet. Les vendeurs attendent de voir les délais pour présenter leurs propositions et pour l'achèvement des travaux. Mais vos attentes doivent être raisonnables et entraînée par lorsque le DP est effectivement distribué, plutôt que la date d'achèvement désiré qui peut avoir été retardé au sein de votre organisation.
Ecrire la DP en utilisant un format contour de style basé sur les buts et les objectifs du projet la liste que vous rédigé plus tôt. Chaque facette du projet de remplacement doit être adressée dans la DP. Par exemple, sous la rubrique "Ensembles de Bureau," vous devez énumérer les caractéristiques et les capacités requises telles que le nombre de lignes soutenu, haut-parleur, interphone, etc.
Inclure une lettre de motivation. La lettre d'accompagnement fournit des fournisseurs avec une courte description de l'organisation sollicitant, une vue d'ensemble du projet, les délais pertinents et les modalités de paiement de l'organisation peut offrir ou sollicite. Il est également important d'inclure des informations de contact pour une personne responsable au sein de l'organisation à qui les fournisseurs peuvent adresser leurs questions et répondre à leurs propositions.
Vous pouvez distribuer les demandes de propositions à travers le bureau de poste ou un service de messagerie commerciale ou comme une pièce jointe par courriel. Peu importe la route est utilisée, elle doit être présentés de manière professionnelle et grammaticalement correcte. Si possible, adresser à une personne chargée de recevoir et de répondre aux appels d'offres.