Comment écrire problème-solution des lettres d'affaires

Format et style

• Il pourrait être utile de penser à une lettre problème-solution comme un essai miniature écrit dans un format de lettre d'affaires. Suivez le même format, adopter le même style et utiliser la même police de 12 points Times New Roman comme vous le feriez dans toute lettre d'affaires. Les seuls changements que vous devez faire sont dans les mots utilisés dans les sections de corps et de clôture. La plupart des lettres problème-solution comprennent également des enceintes. Indiquez en tapant "Boîtiers" une ligne en dessous de la fermeture puis la liste le nom de chaque document que vous joignez à la lettre.

Mettre l'accent sur des mots positifs

• Les lettres courtes, directes et personnalisées de réduire le risque de malentendus et sont souvent les plus efficaces. En outre, les mots avec une touche positive sont plus susceptibles de produire une réponse positive. L'Université Purdue Online Writing Lab suggère que vous évitiez les mots et expressions tels que "Malheureusement," "incapable de," "problème" et "échec," qui véhiculent des faits désagréables. Au lieu de cela, l'accent sur ce que vous pouvez ou sont prêts à le faire plutôt que ce que vous ne pouvez pas ou ne voulez pas faire.

Ouverture et fermeture des états

• Ouvrez et fermez la lettre avec des déclarations simples et directes. Une déclaration d'ouverture tels que "Merci d'avoir pris le temps d'expliquer votre préoccupation à propos de ..." références et identifie le problème. Fermez avec une déclaration qui souligne votre désir de préserver la relation. Des déclarations telles que "Nous apprécions votre entreprise" ou "Nous renouvelons à fournir le service à la clientèle de haute qualité que vous attendez de notre société" sont deux exemples courants.

Le Corps

• Dans le premier paragraphe du corps, des informations de référence de base pertinents et toutes les communications précédentes pour montrer que vous comprenez la préoccupation du client. Offrir une solution claire, précise au problème - y compris les gestes de bonne volonté et les actions que vous avez déjà pris ou envisagent de prendre - dans le troisième paragraphe. Par exemple, si vous écrivez une lettre de collecte de première demande, note précédente bon dossier de paiement du client, mais rappeler le client sur les échéances de paiement. Comme solution, proposer de travailler avec le client pour mettre en place les modalités de paiement de remplacement ou de prolonger la date de paiement en échange d'un appel retour de téléphone.